Sådan skriver du effektive e-mails

Du er ikke alene. Det er svært at skrive gode e-mails. Det er svært, fordi det er svært at kommunikere effektivt, og hvad må man forsøge at kommunikere effektivt via e-mail.

Dårlig kommunikation koster virksomheder milliarder af dollars hvert år, og ved flere lejligheder har endda kostet amerikanske liv.

For eksempel, tilbage i 1986, da Challenger blev splittet kun 73 sekunder i flugt, hvor alle syv besætningsmedlemmer blev dræbt - gæt hvad embedsmænd så som det centrale spørgsmål?

Dårlig kommunikation.

Hvor mange gange har du sagt noget i afslappet samtale, og personen overfor dig svarer med, "hvad mener du?"

Eller bedre endnu, hvor mange gange har du prøvet at dele en idé med nogen og bare nøjes med, "Jeg ved ikke, det er svært at forklare."?

Hvis effektiv kommunikation er hård, er effektiv e-mail-kommunikation næsten umulig. Eller det var i det mindste indtil du skete efter denne artikel.

Opbygning af en forretning omkring effektiv e-mail-skrivning

Da jeg først byggede min tekstforfattervirksomhed havde jeg ingen kunder. Så jeg blev tvunget til kold e-mail. Jeg sporer kontaktoplysningerne fra CEO's, som ejede virksomheder, jeg ville skrive til, og ville sende dem en e-mail.

Efter at have sendt snesevis af e-mails uden bogstaveligt talt svar, lærte jeg hurtigt en trist sandhed - jeg suttede ved at skrive gode e-mails. Hvilket var ironisk i betragtning af at jeg forsøgte at oprette en tekstforfattervirksomhed.

Men i stedet for at opgive, begyndte jeg at teste forskellige emnelinjer, åbning af sætninger, opfordring til handlinger osv. Jeg fordoblede, hvad der fungerede og skrotede hvad der ikke gjorde.

I dag driver jeg en ekstremt rentabel tekstforfattervirksomhed - en virksomhed, der var 100% bygget på en ting og kun én ting - effektiv e-mail-skrivning.

I dette indlæg deler jeg med dig alt hvad jeg ved om at skrive gode e-mails, på den måde kan du lukke mere salg, tjene flere penge og i sidste ende få svar fra de mennesker, du vil have svar fra.

9 regler for effektiv e-mail-kommunikation

1. Dobbelttryk på dine emnelinjer på e-mail.

Hvis du ikke kan huske noget andet fra dette indlæg, skal du huske dette - at skrive gode e-mails kommer til at skrive gode emnelinjer.

Når man tænker over, hvilken emnelinje der skal bruges, er en god tommelfingerregel at spille på menneskets nysgerrighed.

Forestil dig, hvordan du har det, når en af ​​dine venner tekster, "Har du et øjeblik at tale?" Eller "Kan jeg stille dig et spørgsmål?"

Chancerne er, at du føler dig nysgerrig. Du tænker over for dig selv, "Jeg spekulerer på, hvad de vil tale om?"

Det samme gælder for emnelinjer via e-mail. En effektiv e-mail-emnelinie er en, der spiller på modtagerens nysgerrighed. Noget som "Don, hurtigt spørgsmål" er en stor emnelinje, der gør nogen nysgerrig nok til at åbne din e-mail.

Når det er sagt, skal du ikke være bange for at tilpasse din e-mail. Da jeg er tekstforfatter, er en emnelinje, jeg ofte bruger, ”Jeg fandt din pen.”

Det gnister modtagerens opmærksomhed, det er anderledes, og det er ærligt - jeg er tekstforfatter og f.eks. En pen.

Du kan stjæle det, hvis du vil ... men bare ikke e-mail de samme mennesker som mig ... wow, ville det være akavet.

2. Den vigtigste sætning er den første sætning.

Joseph Sugarman er en af ​​de største tekstforfattere gennem alle tider, og en ting han ofte prædiker med hensyn til reklame er -

”Det eneste formål med den første sætning i en annonce er at få dig til at læse den anden sætning.”

Denne copywriting sandhed er grundlæggende, når det kommer til effektiv e-mail-skrivning. Hvis du ikke kan få din modtager til at læse forbi din første sætning, vil de ikke læse din e-mail, hvilket betyder, at du er mislykket.

Så hvordan får du din modtager til at læse den første sætning i din e-mail? Du gør det kort, skarpt og interessant.

Rul tilbage til den første sætning i denne bestemte artikel. En stor grund til, at du har nået det så langt, er fordi min første sætning trak dig ind.

Det var tre magtfulde ord, "Du er ikke alene."

Det var kort, det tog dig et par sekunder at læse det.

Det var skarpt, hvilket betyder, at det var virkningsfuldt og fik dig til at føle noget.

Det var interessant, så du fik læst videre for at vide "hvorfor" du ikke er alene.

Anvend denne praksis på de e-mails, du sender, og du forbedrer øjeblikkeligt din svarprocent, fordi dine modtagere læser videre i dine e-mails.

Fortsæt nu med at læse og opdage en skjult hemmelighed, der vil holde dine læsere læse forbi din anden, tredje og fjerde sætning.

3. Tilføj cliffhangers i hele din e-mail.

”Bump! Bump! Bump! Døren åbnes ikke. Pedro trak frenetisk sin telefon og begyndte at ringe til 911, så pludselig begyndte drejeknappen at dreje langsomt med et knirk. Pedro kæbe faldt, da han så den rædsel, der nu stod og stirrede på ham i døren. Det var langt værre, end han nogensinde kunne have forestillet sig… ”

Har du nogensinde bemærket, hvordan der i slutningen af ​​tv-serier vil være en stor dramatisk scene, der pludselig slutter uden konklusion? Dette kaldes en cliffhanger, og det bruges i litteratur og biograf for at holde læseren eller seeren interesseret.

Det er noget, jeg ofte prøver at bruge, når jeg skriver gode e-mails. For et eksempel på en cliffhanger i tekstforfatter, skal du rulle tilbage til sætningen lige inden begyndelsen af ​​dette afsnit. Hvad står der?

”Fortsæt nu med at læse og opdag en skjult hemmelighed, der vil holde dine læsere til at læse forbi din anden, tredje og fjerde sætning.”

Dette er et eksempel på en cliffhanger inden for tekstforfatter. Det fungerer ved at holde læseren interesseret. Efter at have læst ovenstående sætning ved du, hvis du ikke fortsætter med at læse, vil du gå glip af en skjult hemmelighed.

Cliffhangers er vigtige for at opnå effektiv e-mail-kommunikation, fordi de holder modtageren læsning indtil slutningen.

Her er et eksempel på at bruge en cliffhanger i en e-mail.

“Hej Bob,
Du er ikke alene. Hver virksomhedsejer ønsker at omsætte mere. Det er synd, at mange ikke er klar over, at den største salgstaktik nogensinde har været - en, som jeg vil dele med dig i et øjeblik ... ”

Husk, effektiv e-mail-skrivning handler om at ikke afsløre alt på én gang. Hvis du holder din læser interesseret, vil du holde dem læse.

4. Hold det kort.

Effektiv e-mail-kommunikation handler om at sige meget med lidt. Jeg har aldrig læst en e-mail, der ikke kunne beskæres med mindst 25%. Som forfatter er det ekstremt vigtigt at have respekt for din læsers tid - især hvis du inviterer dig selv ind i deres indbakke.

Ingen vil læse en e-mail på 10 afsnit. De er ligeglad, og de har ikke tid. Så red livshistorien og de irrelevante detaljer til din dagbog.

Generelt set forsøger jeg at skrive størstedelen af ​​mine e-mails i 4-6 sætninger. Med hensyn til ord siger eksperter mellem 50 og 125 er ideel til effektiv e-mail-kommunikation. Jeg har fundet det længere end dette, og jeg mister mine chancer for at få et svar fra læseren.

5. Foretag din research.

Har du nogensinde læst et indlæg på Medium, hvor en forfatter (et udtryk, jeg bruger let) har brugt 5 minutter på at sprøjte vrøvl bare for at få et par dele? Jeg ved ikke engang hvorfor jeg spørger det, selvfølgelig har du det.

Hvordan får dette dig til at føle dig? Det får dig til at føle dig irriteret over deres uvidenhed.

Det får dig til at føle dig frustreret, fordi de spildt din tid.

Og endelig får det dig til at føle dig respektløs, fordi de ikke tog sig tid til at gøre deres research.

Det samme kan siges om at skrive gode e-mails. Hvis du skriver en salgs-e-mail, skal du undersøge den person, du e-mailer. Vis dem, at du bryder dig nok om dem og deres tid, at du har dedikeret noget af din tid til at lære mere om dem og deres firma.

At uddanne dig selv og gøre din research er en nødvendighed i effektiv e-mail-skrivning.

6. Læs det altid højt.

Tilbage i 1999 udlagde Phillips Morris en undersøgelse, der dækkede de økonomiske virkninger af rygning i Tjekkiet. Deres undersøgelse fandt, at rygning var god for regeringen, fordi det fik folk til at dø for tidligt, hvilket igen skar ned på pensions- og sundhedsomkostningerne.

Offentligheden var rasende og med god grund.

Hvis nogen i Phillips Morris ville have læst kopien højt, garanterer jeg, at den ikke ville være blevet offentliggjort.

De ville have tænkt på sig selv, ”Åh wow, det lyder ret dårligt. Jeg synes ikke, vi skal offentliggøre dette. ”

De fleste af de latterlige ting, du læser dagligt, er det direkte resultat af, at folk ikke læser højt, hvad de skriver.

Når du har sammensat en e-mail, inden du sender den, skal du læse den højt for dig selv. Hvordan lyder det? Hvordan flyder det? Hvordan får det dig til at føle dig?

7. Ring til handling.

Du vil blive overrasket over, hvor mange gange folk sender e-mails uden at have en opfordring til handling.

"Besøg min hjemmeside" ... "Fortæl mig, hvis du vil samarbejde" ... "lad os tage kaffe engang" ... er ikke opfordring til handling. Disse sætninger bevæger ikke læseren til handling.

Her er et par eksempler på gode opfordringer til handling -

”Kan jeg ringe til dig på torsdag kl. CST, så vi kan diskutere de næste trin? ”

Eller…

”Hvor kommer dit salgsteam til kort? Jeg garanterer, at jeg kan tilbyde en kvalitetsløsning. ”

Eller endda…

”Hvis du hopper i telefonen med mig i kun 10 minutter, lover jeg, at du vil gå væk med mindst en ny indsigt for at forbedre din firmakultur.”

Hvis du ønsker, at din læser skal gøre noget, skal du bede dem om at gøre det. Periode. Mens din læser er smart, kan de ikke læse dit sind. Du skal fortælle dem, hvad du vil have dem til at gøre. Effektiv e-mail-skrivning handler om at udløse en bestemt handling i din læser.

8. Opfølgning, opfølgning, opfølgning.

Et nej svar eller bare en uklar ”nej” er aldrig et nej. Det er bare et nej i det øjeblik. Virksomheder går glip af hundretusinder af dollars bare fordi de glemmer eller nægter at følge op med deres udsigter.

Vedholdenhed er en kvalitet af effektiv e-mail-skrivning. Jeg har sendt udsendelser 3 og 4 gange før jeg endelig fik et projekt.

Når du tager dig tid til at følge op med dine udsigter, bliver du ikke irriterende - du er grundig og bliver vedholdende.

9. Gør det til det bedste, de læser hele dagen.

Tænk på alle de dårligt skrevne crap, som folk læser og spiser dagligt. Tænk på de irrelevante lister, katte memes og tweets.

Jeg udfordrer dig og dit brand til at være den bedste ting, som dine kundeemner læser hele dagen. Det er en styrkende tanke. Tanken om at skabe noget, der er så imponerende, at modtageren fortæller sine venner om det.

Så snart du er klar over, at de e-mails, du sender, ikke behøver at læse som ovnbagt kartoffelchips (ingen kan lide ovnbagt kartoffelchips), så snart du ændrer folks dag (er) til det bedre gennem effektiv e-mail-skrivning.

Åh, og hvis du har brug for hjælp, er jeg et råb væk på [email protected] Jeg ved, ikke en stærk opfordring til handling… men så igen, dette er ikke en e-mail.

Af Cole Schafer.

Du skal tjekke dette ud - Sticky Notes er min e-mail-liste, der kun er forbeholdt iværksættere og kreative, der ønsker at sælge som en Florida Snow Cone-forhandler på den varmeste dag i året.

Hvis du nød denne historie, skal du klikke på knappen og dele for at hjælpe andre med at finde den! Efterlad en kommentar nedenfor.

Missionen udgiver historier, videoer og podcasts, der gør smarte mennesker smartere. Du kan abonnere for at få dem her.